طراحی کیفیت مستندات فرایندها در سازمانهای دولتی
نویسندگان
1 استادیار، گروه مهندسی صنایع، دانشکده فنی و مهندسی، دانشگاه خوارزمی، تهران، ایران.
2 کارشناسی ارشد مهندسی صنایع، گروه مهندسی صنایع، دانشگده فنی و مهندسی، واحد تهران شمال، دانشگاه آزاد اسلامی، تهران، ایران.
doi
10.22034/aimj.2020.122194چکیده
چگونگی اجرای فرایندهای کسبوکار در بسیاری از سازمانها، بهخصوص سازمانهای دولتی، از طریق مستنداتی در قالب رویهها، دستورالعملها و بخشنامهها تبیین میشود. علیرغم اهمیت کیفیت مستندات در عملکرد فرایندهای کسبوکار، مدلهای معدودی برای تعیین سطح مطلوب شاخصهای کیفیت اطلاعات مستندات در اختیار طراحان این مستندات قرار داشته و ادبیات موضوع بیشتر بر تبیین شاخصهای کیفیت اطلاعات تمرکز دارد. در پاسخ به این نیاز در نظام اداری دولتی، در این مقاله مدلی بهمنظور تعیین سطح کیفیت مطلوب شاخصهای کیفیت اطلاعات مستندات در فرایندهای کسبوکار متناسب با ویژگیهای فرایندی ارائه شده است. این مدل، بر اساس دادههای جمعآوریشده از 51 فرایند جاری در سازمانهای دولتی کشور که دارای مستندات با کیفیت مناسب بودهاند، ارائه شده است. ابتدا با استفاده از روش ناپارامتری ضریب همبستگی اسپیرمن الگوی وابستگی بین «شاخصهای کیفیت اطلاعات مستندات» با «ویژگیهای فرایندی» بررسی شد. با توجه مشاهده نشدن وابستگی معنادار در این مرحله، دادههای جمعآوریشده با استفاده از خوشهبندی به پنج گروه همگن فرایندی تقسیم شدند. سپس، با شناسایی الگوی موجود در «شاخصهای کیفیت اطلاعات مستندات» در هر گروه فرایندی، مدل رابطه سطح کیفیت مطلوب شاخصهای کیفیت اطلاعات مستندات در فرایندهای کسبوکار متناسب با ویژگی های فرایندی ارئه شده است. نتایج پژوهش نشان میدهند، در فرایندهای از نوع پاسخگویی، سازگاری میبایست بالاترین سطح را داشته باشد. در فرایندهای صدور مجوز، مستندات باید از از دیدگاه ثبات، سازگاری، وضوح، اختصار و کاربردی بودن، در سطح بالا طراحی و تدوین شوند. در فرایندهای مالی، غیر از شاخص وضوح و اختصار، لازم است باقی شاخصهای کیفیت مستندات در سطح بالا در نظر گرفته شوند. در فرایندهای از نوع کنترل، باید همسو با افزایش تعداد فعالیتهای فرایند، بیشتر شاخصهای کیفیت مستندات افزایش یابند و شاخص سازگاری در مستندات، همواره در تمام انواع فرایندهای شناساییشده، در سطح بالا باشد.
