مستندسازی گسترده فرایندها در بخش دولت: ارائه یک راهکار
نویسندگان
1
2
doi
چکیده
بخش دولت در حال حاضر با مشکلات فراوانی روبهرو است که بخش عمدهای از آنها در فرایندهای ناهماهنگ انجام امور ریشه دارد. فرایندها به مثابه رگها، وظیفه به جریان در آوردن امور در بدنه سازمانهای دولتی را بر عهده دارند. این در حالی است که در سیستم اجرایی دولت بهدلیل گسترش قابل توجه سازمانها، عدم بازنگری در نحوه انجام کارها، تنوع، و پیچیدگی سازمانها، این فرایندها بهشدت ناکارامد شدهاند. از این رو، بهبود فرایندهای دولت، میتواند تأثیر قابل توجهی در کارا کردن کل بدنه دولت داشته باشد و مستندسازی این فرایندها، اولین گام در این راستا است. تاکنون ابزارها و راهکارهای موجود مستندسازی در مقیاسهای کوچک سازمانی با موفقیت بهکار برده شدهاند؛ اما عواملی نظیر پراکندگی و تنوع سازمانهای دولتی، شبکه پیچیده ارتباطات بین آنها، نظامهای گوناگون مدیریتی حاکم بر سازمانهای مختلف، ساختارهای متفاوت سازمانی و محدودیتهای زمان و امکانات، چالشهای جدیدی را در مستند کردن فرایندهای بخش دولت پدید آورده است. از سوی دیگر، مستندسازی مؤثر فرایندها باید کارکردهایی همچون ارائه تصویر کلی از فرایندها، نشان دادن توالی انجام آنها در بخشهای مختلف سازمان، تعیین سلسله مراتب آنها، کمک به درک اهداف و استراتژی سازمانها و نحوه عملیاتی کردن آنها، تعیین فرایندهای اصلی، تسهیل ارزیابی سازمانی، امکان نمایش جزئیات در سطوح مختلف، امکان مقایسه فرایندها، و کمک در یافتن گزینههای بهبودسازی را تأمین کند. این ملاحظات از یک سو و از سوی دیگر، فقدان هر گونه تجربه علمی و عملی در چنین گسترهای، مشکلات و چالشها را دو چندان میسازد. این مقاله با پرداختن به موضوعات فوق، راهکاری برای مستندسازی فرایندهای دولت ارائه میکند.
